Slimmer personeelsbeheer met prognoses bij een zorgverzekeraar
Context en doelstellingen
Een grote speler in de zorgverzekering kreeg te maken met een overweldigende toename van back-office verzoeken. Deze verzoeken waren moeizaam en tijdrovend en vereisten een zware handmatige behandeling. De resulterende inefficiëntie had aanzienlijke gevolgen voor de kwaliteit van de dienstverlening, maar ook voor het welzijn van de werknemers.
Daarom werd het Agilytic team gevraagd om manieren te vinden om het hele proces efficiënter te maken.
Benadering
We begonnen met het in kaart brengen van de werkomstandigheden van één team: we brachten de taakbelasting en -bronnen in kaart, evenals de managementbeperkingen, zoals de beschikbaarheid van medewerkers, vaardigheidsniveaus of het type opdrachten. Dit diende als basis voor een pilot waarmee we snel de functionaliteiten konden itereren die cruciaal zijn voor het maximaliseren van de productiviteit en tegelijkertijd de dagelijkse werkverdeling konden aanpassen aan de heersende omstandigheden.
Vervolgens hebben we de tool naar een hoger niveau getild door geleidelijk andere teams toe te voegen. Zo konden we de kernlogica verfijnen en geleidelijk aanpassen aan de beperkingen van de hele afdeling.
Om te anticiperen op mogelijke tekortkomingen, stellen we ten slotte automatische analyses in die de klant gedetailleerde prognoses geven over het werkvolume en waarschuwingen over ontbrekende vaardigheden of personeel.
Resultaten
In minder dan 10 weken leverden we onze klant een volledig functionele tool die de basis legde voor efficiënt personeelsbeheer op de lange termijn:
Drastische vermindering van repetitieve plannings- en back-officetaken met een totale waarde van minstens 2 voltijdsequivalenten (ongeveer 15% efficiëntieverbetering)
Stijging van de algehele werktevredenheid onder het ruim 400 backofficeteam dankzij de betere afstemming tussen vaardigheden en werkbelasting, de verbeterde kwaliteit en het betere vermogen om doelstellingen te halen.
Mogelijkheid om toekomstige wervings- en trainingsbehoeften beter in te schatten
