Transparantie in verzekeringen verbeteren
Context en doelstellingen
Het gegevensbeleid en de kwaliteitsprocedures van de prudentiële rapportering bij een Belgische verzekeraar waren een verwarrend doolhof. Het was moeilijk om te bepalen of het bedrijf voldeed aan alle verplichte vereisten die zijn vastgelegd in een richtlijn van de Nationale Bank van België (NB_2017_27). Als de auditor van de onderneming een gebrek aan naleving zou vaststellen, zouden de gevolgen kunnen leiden tot de intrekking van de vergunning om haar activiteiten uit te oefenen.
Daarom riep onze klant de hulp in van Agilytic om de datastructuur en -stromen om te vormen tot transparante kanalen, waardoor de rapportage soepel verliep en aan de eisen op het gebied van datakwaliteit, datagovernance en procescontrole werd voldaan.
Benadering
Om een systeem opnieuw vorm te geven, moet de perceptie ervan bij de betrokkenen worden gewijzigd. Daarom begonnen we met het verbeteren van het begrip van de richtlijn bij het bedrijf, door de structuur, de impact en het belang van de uiteindelijke kanalen te illustreren.
We brachten het bestaande beleid en de bestaande procedures in kaart door alle belanghebbenden in de rapportageketen te interviewen, wat leidde tot een gedeeld begrip van de gegevensstructuur "zoals deze is" en de transformatie die deze zou moeten ondergaan.
We ontwierpen een actieplan in 3 stappen:
Eerst brachten we de dataprocessen in kaart die chronologisch de paden schetsen die elk rapportagetype volgt om aan de hoogste kwaliteitsnormen te voldoen, rekening houdend met het ondersteunende IT-systeem.
We hebben ook een RACI-matrix gevalideerd om de rollen en verantwoordelijkheden van de belanghebbenden van elk pad te verduidelijken.
De controle van de poortwachters werd versterkt door het documenteren van de gegevensinvoer en -uitvoer, hun bronnen, frequentie en doel, waardoor een derde en laatste transparantielaag aan de rapportage werd toegevoegd.
Tot slot werden er richtlijnen voor gegevenskwaliteit op hoog niveau gepubliceerd om alle betrokkenen een overzicht te geven van de optimale werking en de doelstellingen van het kanaal.
Resultaten
Door de procedures voor prudentiële rapportage te documenteren en opnieuw vorm te geven, hebben we transparante werkkanalen gecreëerd met voordelen op de lange termijn:
een aanzienlijke toename van de controle over belangrijke rapportageprocessen;
een aanzienlijke vermindering van het risico dat de richtlijn niet wordt nageleefd ;
een tevreden accountant 😇
