Automatisering van voorraadtoewijzing en kosteneffectieve inkoop bij autoleasing
Context en doelstellingen
Een aanbieder van autoleasing in België wilde zijn voorraad optimaliseren en betere aankoopbeslissingen nemen.
Het bedrijf wisselt zomer-/winterbanden om voor leasewagens en wijst elke in aanmerking komende auto twee paar banden toe uit de voorraad of via nieuwe aankoop.
In het verleden nam de klant twee keer per jaar enkele dagen de tijd om een lijst op te stellen van mogelijke matches voor hun bandenvoorraad. Het analyseren van de bandentoewijzingsgegevens was in veel opzichten inefficiënt. Medewerkers hadden weinig tijd om de gegevens te analyseren en slimmere beslissingen te nemen op basis van die cijfers.
Nadat alle resterende bandenvoorraad was toegewezen, moest de klant grote hoeveelheden banden kopen voor zijn wagenpark. Afhankelijk van verschillende criteria en beperkingen kwam de klant in aanmerking voor variabele groothandelskortingen. Het kiezen van de juiste leverancier en het identificeren van de meest kosteneffectieve inkooporders voegde dus druk toe aan een ander handmatig, jaarlijks tijdrovend proces.
Om tijd te winnen bij het toewijzen van banden en het nemen van aankoopbeslissingen, wilde de klant een geautomatiseerd proces en werkte samen met Agilytic om dit te realiseren:
Drastisch verminderen van de tijd die besteed wordt aan rapportage over bandentoewijzing
Kosten verlagen door de resterende bandenvoorraad te optimaliseren
Maximaliseer de potentiële kortingen die de leaser kan claimen bij de fabrikanten
Benadering
Beperkingen voor toewijzing en inkoop vastleggen
Eerst gingen we met de klant om de tafel zitten om de beperkingen te identificeren. Voor de toewijzing van de bandenvoorraad geldt dat als een band van een paar te versleten is, de klant een ander paar banden aan de auto toewijst, volgens verschillende regels (bijv. bandenspecificaties en opslaglocaties). Voor de inkoop zijn er veel bandentypen en -modellen om rekening mee te houden.
Er waren bijvoorbeeld extra beperkingen aan de operationele kant:
Winter- en zomerbanden moeten bij dezelfde leverancier worden gemonteerd.
Er zijn minimum bestelhoeveelheden die een aanbieder moet garanderen om een bestelling te accepteren
Specifieke bandensets kunnen worden gekozen uit vele vergelijkbare bandenspecificaties
Optimaliseer toewijzing met een algoritme
Vervolgens hebben we de gegevens verzameld, georganiseerd en opgeschoond. Dit betekende het verzamelen en centraliseren van alle voorraadhistorie en het opschonen van de vloot- en voorraadtabellen volgens de gedefinieerde criteria.
Uiteindelijk hebben we in slechts zes dagen codeontwikkeling een optimalisatiealgoritme gemaakt om de toewijzing van bandenvoorraden te automatiseren door het probleem en de gedefinieerde criteria te vertalen naar het algoritme.
Van daaruit stellen we de verschillende analysevereisten van het bedrijf in om de gegevens te filteren op alle mogelijke donorbanden en potentiële matches te vinden voor elk voertuig.
Ontwikkeling van een inkoopapplicatie
Nadat het toewijzingsalgoritme was ontwikkeld, was de volgende stap het optimaliseren van de inkoop van nieuwe banden. Om het project af te ronden, ontwikkelden we een standalone toepassing om elk jaar de optimale bestellingen te herberekenen zonder tussenkomst van de klant.
Resultaten
Met het nieuwe optimalisatiealgoritme en de app was onze klant in staat om:
Wijs alle resterende bandenvoorraad toe en bespaar dagen aan analysetijd
Bespaar onmiddellijk 100.000 € op hun volgende bandenbestelling
Ga van enkele dagen naar enkele minuten bij het opstellen van de bestellingsfactuur
Maak op elk moment zinvolle simulaties in een paar klikken
In minder dan twee minuten retourneert het algoritme een volledige lijst met toegewezen banden, waarbij alle zakelijke beperkingen in acht worden genomen. Teamleden die maand na maand dezelfde taken herhaalden, kunnen nu meer tijd besteden aan zinvolle analyses.
De klant deelde ook mee dat de uitgebreide analyse en kostenbesparende toepassing de tevredenheid en het vertrouwen van hun zakelijke gebruikers aanzienlijk hebben vergroot.
