Versneld projectbeheer met automatisering in overheidsdiensten
Context en doelstellingen
Een Belgisch overheidskantoor houdt toezicht op talrijke complexe projecten. Om deze projecten op te volgen, moeten meerdere Excel-bestanden worden verzonden, bijgewerkt en geconsolideerd om feedback op te halen.
Dit tijdrovende werk vereist regelmatig contact met belanghebbenden zoals het Secretariaat-generaal, de Algemene Besturen en regeringsvertegenwoordigers om geconsolideerde informatie op te vragen en te versturen.
Ze vroegen Agilytic om aan te tonen dat we deze taak konden automatiseren om de projectuitvoering efficiënter te maken.
Benadering
We begonnen met een workshop bedrijfsanalyse met belanghebbenden om hun bedrijfsbehoeften te begrijpen.
Vervolgens deden we een marktanalyse van de beschikbare no-code en low-code tools om het verzamelen van gegevens voor de klant te vergemakkelijken. Het doel was om optimaal gebruik te maken van bestaande oplossingen en te voorkomen dat we een derde partij moesten vragen als de klant een kleine update nodig had.
Vervolgens ontwikkelden we de gegevensstroom op een agile manier met Power Apps voor gegevensverzameling, TIMi voor ETL, Zenkit voor gegevensreferentie en Power BI voor rapportage. We kwamen wekelijks bijeen met de projectmanager om de voortgang van de ontwikkeling van de gegevensstroom te beoordelen en de volgende prioriteiten te bepalen.
Tot slot schreven we aanbevelingen voor het ontwikkelen van een gegevensstroom in productie. Op basis van de marktstudie, de ervaring met de verschillende gebruikte tools en de bedrijfsvereisten adviseerden we de klant over een passende infrastructuur.
Het belangrijkste resultaat was de PowerPoint-presentatie met aanbevelingen en de voorgestelde infrastructuur. We overhandigden aanvullende deliverables in de vorm van:
TIMi-scripts om Zenkit te bevragen, ETL uit te voeren en gegevensbestanden aan te maken om Power Apps te voeden
Power-apps
Power BI
Microsoft licentie richtlijnen voor Power Automate en Power Apps
Resultaten
Het 'proof of value'-project bevestigde de aanzienlijke voordelen:
Efficiënter projectbeheer
Duidelijkere en snellere communicatie tussen belanghebbenden
Betrouwbaardere bewakingstools
